Utworzono: , Zmieniono:
Roczna karta ewidencji czasu pracy w LibreOffice
Roczna karta ewidencji czasu pracy to skoroszyt stworzony w LibreOffice, ułatwiający prowadzenie historii czasu pracy, urlopów i dni wolnych. Zautomatyzowano w nim porównywanie rzeczywistego czasu pracy z normami dla różnych przedziałów czasowych. Dni świąteczne są oznaczane automatycznie - uwzględniono je według stanu na 2025 rok. Możesz go pobrać tutaj pobierz: karta_pracy.ods.
Szczegółowy opis
Dla kogo
Skoroszyt Roczna karta ewidencji czasu pracy przeznaczony jest dla osób (i firm), które używają pakietu LibreOffice i chcą w łatwy sposób prowadzić historię czasu pracy swoich pracowników. Ewidencja mieści się na jednej stronie i zawiera podstawowe dane pracownika, dzienne oraz tygodniowe normy czasu pracy, informację o urlopach, nieobecnościach, dniach wolnych, rozliczenie czasu pracy, rozliczenie urlopu wypoczynkowego oraz informację o wskaźniku do rocznej premii frekwencyjnej 🙂. Plik został przetestowany jedynie w środowisku testowym, więc korzystanie z niego wymaga krytycznego podejścia do prezentowanych obliczeń. Tu uwaga: przechowywanie ewidencji czasu pracy w pliku ods nie spełnia wymogów przechowywania dokumentacji pracowniczej w postaci elektronicznej, więc tak przygotowaną dokumentację należy po prostu wydrukować i przechowywać w postaci papierowej (Rozporządzenie MRPiPS z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej). Wykorzystanie skoroszytu jest całkowicie bezpłatne, jednak w przypadku dalszej dystrybucji prosimy o podawanie źródła pliku.
Użytkowanie
Plik nie zawiera żadnych makr, a jego działanie opiera się wyłącznie na formatowaniu warunkowym, kryteriach poprawności danych oraz obliczeniach opartych na formułach. Część komórek arkusza jest pozostawiona do edycji dla użytkownika - są one wstępnie zaznaczone kolorem niebiesko-zielonym (można poprawić na inny). W tym momencie przypominamy o bardzo ważnej zasadzie: aby uniknąć niezamierzonych zmian w skoroszycie, nie należy wklejać do niezabezpieczonych (edytowalnych) komórek zawartości formatowanej, bo wtedy najprawdopodobniej usunięte zostanie formatowanie warunkowe oraz kryteria poprawności danych, czyli po prostu skoroszyt straci swoją funkcjonalność. Jeżeli jednak koniecznie chcemy używać wklejania zawartości do edytowanych komórek, to poprawne jest wyłącznie wklejanie specjalne jako niesformatowany tekst. Pozostałe komórki arkusza są zabezpieczone przed przypadkowym uszkodzeniem. Wydruki przetestowano dla formatu papieru A4 (orientacja pozioma!).
Praca ze skoroszytem odbywa się w dwóch etapach. Najpierw należy uzupełnić podstawowe dane pracownika oraz parametry zatrudnienia. Pola (w nawiasach podano adresy komórek arkusza), które należy uzupełnić to:
- Rok (C6) - niezbędny do zaznaczenia weekendów i świąt.
- Imię i nazwisko (K3) - bez kontroli.
- Stanowisko (K4) - bez kontroli.
- Rozpoczęcie w ciągu roku (AF2) - tylko, gdy pracownik rozpoczął pracę w ciągu roku.
- Zakończenie w ciągu roku (AF3) - tylko, gdy pracownik zakończył pracę w ciągu roku.
- Okres rozliczeniowy (AF4) - niezbędny do weryfikacji czasu pracy w okresie rozliczeniowym (dół arkusza).
- Godziny pracy (V5) - bez kontroli.
- Wymiar etatu (AH5) - niezbędny do określenia normy tygodniowej czasu pracy. Np. '1 oznacza zwykły pełny etat, a 1np pełny etat dla osoby niepełnosprawnej.
- Norma dzienna (L6) - liczba godzin pracy do automatycznego uzupełnienia w każdym dniu pracy.
- Ilość godzin w sobotę (AI6) - w przypadku, gdy sobota zawsze jest dniem pracy, to podana liczba godzin będzie wpisywana automatycznie (może być inna niż w pozostałe dni).
- Z poprzedniego (AC34) - zaległy urlop wypoczynkowy z poprzedniego roku.
- Przyznano (AT34) - przyznany urlop wypoczynkowy w rozliczanym roku.
Drugi etap polega na bieżącej obsłudze arkusza, czyli uzupełnianiu urlopów, dni wolnych, kontrolowaniu przekroczenia norm czasu pracy, wpisywaniu nadgodzin oraz czasu pracy w godzinach nocnych. Odbywa się to przez uzupełnianie informacji w polach:
- Symbol (E9 dla 1 stycznia i podobnie dla pozostałych dni roku) - oznaczenie dodatkowych okoliczności dla danego dnia - wg opisów symboli zawartego w objaśnieniach w wierszu 32 arkusza. Uwaga: symbole R i L są przeznaczone do zaznaczania pracy w weekendy i święta.
- Godziny nocne (AL8 do AL30) - tylko jako dodatkowa informacja.
- Godziny nadliczbowe (AM8 do AM30) - są dodawane do ogólnej liczby przepracowanych godzin.
- Godziny inne (AN8 do AN30) - są dodawane do ogólnej liczby przepracowanych godzin.
- Norma własna (G36 do AG36) - można uzupełnić, jeżeli normy czasu pracy są obliczane inaczej niż w standardowym przypadku (w pięciodniowym tygodniu pracy dniem wolnym jest sobota).
- Uzupełniający (AZ34) - urlop uzupełniający (np. w trakcie roku pracownik nabywa prawa do dłuższego urlopu).
Uwagi dotyczące modyfikacji skoroszytu
Plik jest częściowo zabezpieczony przed przypadkowym uszkodzeniem formuł i formatowania. Niektóre obliczenia są nieco złożone (chociażby dlatego, że unikano dodawania pomocniczych wierszy i kolumn na dodatkowe obliczenia), więc samodzielne modyfikacje będą czasochłonne. Tu uwaga: Formatowanie warunkowe i inne funkcje wykorzystywane w LibreOffice najprawdopodobniej nie zadziałają w Excelu i w Arkuszach Google. Dla tych pakietów biurowych niniejszy skoroszyt trzeba napisać od nowa.